Este módulo está ubicado en el menú Ventas / Órdenes y permite trabajar con órdenes de venta generales, desde su creación hasta su entrega y facturación. Si la orden contiene mercadería, dependiendo en qué estado se encuentre, se descontará el stock de un depósito a elección. Las órdenes pueden ser exportadas a PDF.
Mejoras con respecto a la versión anterior
- Inclusión del estado Pedido (sin descuento de stock)
- Rediseño de pantallas y formularios
- Visualización de precios en elección de productos
- Historial de modificaciones
- Nueva pantalla Mis órdenes
- Nuevo campo observaciones internas
- Autorización de pedidos según importe total y permisos de supervisor
- Confección de orden desde presupuesto existente
Estados de una orden
La siguiente tabla muestra los posibles estado de una orden:
| Estado | Stock afectado | Descripción |
|---|---|---|
| Pedido | No | Se utiliza para los pedidos. No se valida ni se descuenta stock |
| Confirmado | Sí | Se valida y se descuenta stock. Es el estado predeterminado cuando se genera una nueva orden |
| Armado | Sí | Indica que la orden ha sido preparada |
| En tránsito | Sí | Indica que la orden está en proceso de entrega |
| Entregado | Sí | Indica que la orden ha sido entregada |
| Entrega fallida | Sí | Indica que hubo problemas al querer entregar la orden |
| Devuelto | Sí | Indica que la mercadería ha sido devuelta. No se modifica el descuento de stock |
| Anulado | No | Orden anulada. El stock descontado se devuelve al depósito |
Nueva orden
Para crear una nueva orden, utilizar el botón Nueva orden ubicado a la derecha de la barra de búsqueda.
Inicialmente, se abrirá un formulario de selección donde podrá ingresar:
| Cliente | Requerido | Cliente de la orden |
| Sucursal | Opcional | Sucursal del cliente |
| Canal de venta | Opcional | Canal de venta de la orden |
| Estado | Opcional | Estado inicial. Puede ser Confirmado o Pedido |
| Plantilla | Opcional | Indica si se utiliza una plantilla de productos predefinida |
A continuación se abrirá el formulario de edición de la orden, donde podrá ingresar la siguiente información:
| Información general | ||
| Estado | Requerido | Estado de la orden. Inicialmente se pueden elegir Confirmado o Pedido |
| Depósito | Requerido según campo ítems | Requerido sólo si hay mercadería entre los productos |
| Facturación | Opcional | Indica si debe ser facturado |
| Orden de compra | Opcional | Campo libre. Se muestra al exportar comprobante |
| Cbte. (preimpreso) | Opcional | Nro. de comprobante del papel pre impreso y numerado |
| Información de entrega | ||
| Entrega prevista | Opcional | Fecha y, opcionalmente, hora estimada de entrega |
| Forma de entrega | Opcional | Tipo de entrega: Envío / Retiro |
| Responsable entrega | Opcional | Usuario responsable de la entrega. Los usuarios elegibles son los que poseen el permiso orden.responsable |
| Ruta entrega | Opcional | Ruta asociada a la entrega |
| Cantidad de bultos | Opcional | Cantidad de bultos a entregar |
| Observaciones | Opcional | Texto libre. Se muestra al exportar comprobante |
| Información de entrega | ||
| Entrega prevista | Opcional | Fecha y, opcionalmente, hora estimada de entrega |
| Forma de entrega | Opcional | Tipo de entrega: Envío / Retiro |
| Responsable entrega | Opcional | Usuario responsable de la entrega. Los usuarios elegibles son los que poseen el permiso orden.responsable |
| Ruta entrega | Opcional | Ruta asociada a la entrega |
| Cantidad de bultos | Opcional | Cantidad de bultos a entregar |
| Información de productos | ||
| Items | Opcional | Lista de ítems que confeccionan la orden. Pueden ser productos de tipo Mercadería, Kit o Concepto. En el caso de los productos de tipo Concepto opcionalmente se puede modificar la descripción. |
| Otros | ||
| Observaciones internas | Opcional | Texto libre. No se muestra al exportar comprobante |
Operaciones
Todas las operaciones se encuentran en el menú de puntos a la derecha sobre la orden y se mostrarán según el estado de la orden y los permisos que posea el usuario.
Armar orden
Permite abrir el formulario de preparación de la orden que consiste en marcar los productos preparados con un tilde. Si todos los productos son tildados, la orden pasará a estado Armado. Esta opción estará disponible cuando el estado de la orden sea Confirmado. El usuario deberá poseer el permiso orden.armar.
Entregar orden
Permite abrir el formulario de entrega de la orden, donde se ingresarán opcionalmente un texto libre con observaciones de la entrega. También se podrá indicar si hubo problemas con la entrega, utilizando la opción Marcar como entrega fallida y utilizando el texto libre. El estado pasará a Entregado o Entrega fallida, según corresponda. El usuario deberá poseer el permiso orden.entregar.
Modificar info. general
Permite abrir el formulario de información general de la orden. El usuario deberá poseer el permiso orden.modificar.info_general. No estará disponible cuando la orden haya sido facturada.
Modificar info. entrega
Permite abrir el formulario de información de entrega de la orden. El usuario deberá poseer el permiso orden.modificar.info_entrega. No estará disponible cuando la orden esté en estado Entregado.
Modificar observaciones
Permite abrir el formulario de observaciones de entrega de la orden. El usuario deberá poseer el permiso orden.modificar.obs. No estará disponible cuando la orden esté en estado Entregado.
Modificar obs. internas
Permite abrir el formulario de observaciones internas de la orden. El usuario deberá poseer el permiso orden.modificar.obs_int.
Cambiar estado
Permite cambiar el estado de la orden. Estará disponible en todos los estados menos Anulado. El usuario deberá poseer el permiso orden.modificar.estado.
Editar
Permite abrir el formulario de edición completa de la orden. Estará disponible en los estados Pedido, Confirmado, Armado, En tránsito y Entrega fallida. El usuario deberá poseer el permiso orden.modificar. No estará disponible cuando la orden haya sido facturada.
Modificar precios en formulario de operación Editar
Para permitir que los usuario puedan modificar los precios, deben poseer el permiso orden.modificar.precios
Anular
Permite cambiar anular la orden. Se devolverá al depósito el stock descontado por la orden.
Clonar
Permite abrir el formulario de creación de la orden con los datos de la orden original, como cliente y productos. Estará disponible en todos los estados. El usuario deberá poseer el permiso orden.crear.
Autorizar
Permite cambiar el status de autorización de una orden en estado Pedido. El usuario deberá poseer el permiso orden.autorizar. Esta operación sólo estará disponible si su organización tiene activada la configuración general Requerir autorización en pedidos.
Enviar por e-mail
Permite enviar por e-mail la orden. El usuario deberá poseer el permiso orden.crear.
Historial de modificaciones
Todas las operaciones serán guardadas en el historial de modificaciones de cada orden, donde se podrá consultar: fecha y hora, usuario y descripción de la operación. Para visualizar el historial, apretar en el link Historial de modificaciones, ubicado a la derecha de la ficha de la orden, a lado de la información de cliente.
Vista Órdenes
Las órdenes se pueden visualizar y administrar mediante la pantalla ubicada en el menú Ventas / Órdenes. Se muestran ordenadas por fecha de creación descendente (la más nueva primero). Se pueden utilizar filtros para realizar búsquedas por múltiples criterios.
Vista Mis órdenes
Esta pantalla, ubicada en el menú Ventas / Mis órdenes, muestra sólo las órdenes asignadas al usuario mediante el campo Responsable entrega. Según corresponda, se mostrará el botón Entregar orden.
Autorización
Esta funcionalidad es opcional y se activa mediante la configuración general Requerir autorización en pedidos. Permite indicar si el pedido creado requiere autorización de un usuario supervisor. Para definir el monto mínimo se utiliza la configuración general Importe para requerir autorización en pedidos. La orden será marcada como No autorizada, sólo si el importe total es superior a la configuración anterior y el usuario no posee el permiso orden.autorizar.
Exportar comprobante
Esta opción permite exportar la orden a un documento PDF apretando el botón con un ícono de impresora, sobre la orden, a la derecha. Si está activa la configuración general Exportar usar preimpreso se mostrarán dos opciones Normal y Preimpreso.
Facturación
Para que una orden sea elegible para facturar debe tener tildado el campo Facturación – Disponible para facturar. En ese caso se mostrará un botón etiquetado Facturar orden, que abrirá el formulario de facturación con la información de la orden.
Marcar como facturado
Permite cambiar el estado de facturación de la orden a Facturado. Estará disponible cuando la orden no haya sido facturada explícitamente. El usuario deberá poseer el permiso orden.modificar.facturacion.estado.